Нормализация нормативно-справочной информации
Зачем выполнять нормализацию Нормативно-справочной информации (НСИ)
Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) представляет собой «приведение в порядок» данных, которые использует в своей работе практически каждая организация. К таким данным относится НСИ:
- Контрагенты. Этот домен данных может включать НСИ: Клиенты, Сотрудники, Поставщики, Пациенты, Партнеры, Потенциальные клиенты, Арендаторы, Заказчики, Компании в управлении.
- Номенклатура. Этот домен данных может включать НСИ: Материально-технические ресурсы (МТР), Товарно-материальные ценности (ТМЦ), Материально-производственные запасы (МПЗ), Продукция.
Выполнение работ по нормализации может быть востребовано в случаях, когда формирование и ведение доменов данных осуществлялось в отсутствие единых стандартов работы с НСИ либо же с отклонениями от них. Еще один повод для нормализации — создание единой, общей для всей организации, базы данных НСИ взамен разрозненных баз, использующихся отдельными подразделениями.
Какую НСИ нормализовывают в первую очередь
Статистика, основанная на опыте выполнения значительного количества проектов, показывает, что наши клиенты в первую очередь заказывают нормализацию такой НСИ как Номенклатура и Контрагенты. Это закономерно, потому что наведение порядка в этих данных является наиболее мощным драйвером роста организации в области автоматизации управления мастер-данными, которое отражается на всех аспектах деятельности компании.
Нормализация НСИ Номенклатура
В результате проведения работ по нормализации НСИ Номенклатура (Материально-технические ресурсы (МТР), Товарно-материальные ценности (ТМЦ), Материально-производственные запасы (МПЗ), Продукция) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
1. Весь домен данных подчинен понятной классификации
Выполнение работ по классификации данных служит следующим целям - упростить навигацию в данных и сократить время по всем операциям, которые могут выполнятся сотрудниками с объектами НСИ, будь то построение отчетов по группам объектов, поиск необходимых позиций на складе или включение позиции в план закупок.
После выполнения работ по нормализации все позиции НСИ будут подчинены понятной классификации: иерархической или фасетной.
Иерархическая система классификации – когда все объекты баз разбиваются на подчиненные подмножества или классификационные группировки. На каждом уровне классификации разделение группы объектов на подмножества происходит по одному из признаков.
Рис. 1. Пример иерархического классификатора.
Фасетная классификация — когда объекты НСИ классифицируются в различных плоскостях или по различным показателям, часто не связанным друг с другом. Простыми словами — это выделение набора характеристик/свойств для каждого конкретного класса.
Рис. 2. Пример фасетного классификатора.
2. Все позиции НСИ описаны полно, единообразно и непротиворечиво
Одной из целей нормализации НСИ является полнота, единообразие и непротиворечивость данных.
Все позиции домена описываются по шаблонам, которые в свою очередь определяют:
- набор и порядок характеристик, присущих материалам этого класса;
- единицы измерения (при необходимости);
- шаблоны полного и краткого наименования.
В процессе нормализации определяются значимые характеристики и их последовательность, поэтому однотипные нормализованные позиции имеют единообразное описание.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации были записаны разнородно (слева), что затрудняло работу с такими данными. После проведения нормализации все позиции описаны полно, единообразно и непротиворечиво (справа).
Рис 3. Пример единообразного описания всех позиций одного класса после проведения нормализации.
В результате нормализации Номенклатуры наши клиенты получают точную идентификацию всех позиций, а также понимание, какие позиции из-за их некорректного описания нельзя использовать для дальнейшего вовлечения в бизнес-процессы.
Такой подход упрощает поиск необходимых позиций (возможность отбора по значению конкретного свойства), позволяет точно идентифицировать позиции на складах, в отчетах и при формировании закупочных компаний.
3. В НСИ проведена дедубликация номенклатурных позиций
Один из важнейших результатов проведения нормализации данных Номенклатуры – дедубликация данных. Благодаря предыдущим этапам нормализации становится возможным через автоматизированную процедуру идентифицировать со 100% точностью все дублирующие записи одной и той же позиции НСИ.
Данная процедура позволяет найти на складах остатки по всем дублирующимся позициям и превратить их из «мертвого груза» в производственный актив.
На крупных предприятиях один этот эффект часто окупает весь проект по нормализации в целом.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации было невозможно определить, как дубли (сверху). После проведения нормализации стало очевидно, что эти позиции – идентичные сущности (снизу).
Рис. 4. После приведения записей Номенклатуры к единому шаблону удается выявить дубли.
Эффекты от нормализации домена данных Номенклатура
Приведение в порядок домена данных Номенклатура приводит к следующим позитивным эффектам:
- Сокращение времени и количества ошибок при подготовке отчетности;
- Возможность полностью автоматизировать подготовку отчетности с построением отчетов за несколько секунд.
- Сокращение количества ошибок и времени при оформлении документов: договоров, счетов, прайс-листов и т.д., так как вся информация выверена и ее можно использовать в документах без перепроверок.
- Сокращение объемов неликвидных позиций на складе организации. Все позиции описаны полно, что позволяет идентифицировать и использовать в деятельности организации даже те из них, которые ранее были неидентифицируемыми и лежали «мертвым грузом».
- Экономия на закупочных компаниях за счет того, что:
- Все службы предприятия имеют единую версию данных о складских запасах, единообразно понимают закупаемые позиции и не делают «ошибочных» закупок.
- Служба снабжения консолидирует закупку одинаковых/однотипных позиций от разных подразделений и за счет этого получает оптовые скидки у поставщиков.
- Снижение трудозатрат на уточнение и согласование технических характеристик потребностей службами предприятия.
- Накопление и применение статистики по объёмам потребления ТМЦ для целей прогнозирования потребности на будущие периоды.
- Создание предпосылок для дальнейшего повышения эффективности снабжения предприятий необходимыми ТМЦ (например, реализации системы подбора аналогов).
- Обеспечение основы для реализации программ цифровизации и цифровой трансформации предприятия.
Нормализация НСИ Контрагенты
В результате проведения работ по нормализации данных Контрагенты (Клиенты, Сотрудники, Поставщики, Пациенты, Кредиторы, Дебиторы и пр.) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
1. Все карточки Контрагентов заполнены полно и без ошибок в реквизитах
При выполнении работ по нормализации данных наши специалисты проверяют все карточки контрагентов, вносят исправления при необходимости и заполняют недостающие данные. При этом они используют как экспертные знания и специализированные методики, так и различные автоматизированные сервисы по проверке и нормализации данных.
В результате этого блока работ клиент получает выверенные, полностью заполненные данные контрагентов, которые можно использовать во всех сферах деятельности компании. Например, при оформлении договоров и построении отчетов, использующих информацию о контрагентах.
Рис. 5. Карточка контрагента до и после проведения нормализации.
2. Проведена дедубликация в карточках контрагентов
При выполнении нормализации всей НСИ Контрагенты путем применения специализированных алгоритмов находятся все дубли. Это избавляет домен данных от проблем с ведением всей деятельности по контрагентам в несколько параллельных веток с невозможностью получить точный срез взаимодействия с контрагентами, по которым присутствуют дубли в записях.
В результатах проекта клиенту предоставляются все позиции НСИ, которые являются дублями.
Эффекты от нормализации домена данных Контрагенты
Наши клиенты отмечают следующие позитивные эффекты:
- возможность ведения централизованной истории взаимодействия по каждому контрагенту без потерь информации;
- безошибочное построение любых отчетов, использующих информацию о контрагентах;
- избежание негативных ситуаций и попадания в «черные списки», например, при работе (e-mail рассылка, обзвон) с существующей клиентской базой, в которой один и тот же клиент, ввиду ошибок, присутствует n-ое количество раз.
Применяемые инструменты и методы
Наша компания много лет успешно выполняет проекты по нормализации данных. За это время мы разработали уникальные методы и подходы, повышающие скорость и точность нормализации.
Скорость выполнения работ также существенно повышается за счет применения базы в несколько миллионов номенклатурных позиций, которую мы наработали на выполненных проектах.
Помимо этого, для нормализации НСИ мы используем специализированные программные продукты собственной разработки, позволяющие оперативно осуществлять нормализацию и классификацию наиболее объемных доменов нормативно-справочной информации (НСИ) — «Номенклатура», «МТР» и «Услуги».
Взаимодействие с клиентами при выполнении проектов
Мы открыты в выполнении проектов перед нашими клиентами и стараемся придерживатьcя передовых подходов в том числе и при взаимодействии с клиентами при выполнении проектов.
Нашим клиентам по проектам Нормализации мы предоставляем доступ к личному кабинету через WEB-интерфейс. В личном кабинете сотрудники клиента в режиме реального времени видят текущее состояние выполнения работ. Также этот инструмент используется для выполнения согласования клиентом результатов работ по нормализации.
Если же в силу каких-то причин использование WEB-интерфейсов нежелательно, то при выполнении проектов взаимодействие может вестись с применением табличных файлов Excel и электронной почты.
В отдельных случаях возможно выполнение проектов строго на территории исполнителя. Это актуально при выполнении работ с Оборонными и другими предприятиями специальных режимов.
Резюме
Процесс выполнения работ по нормализации НСИ отработан специалистами нашей компании до совершенства. При исполнении описанных выше правил и подходов проекты по нормализации данных перестают быть чем-то сложным и превращаются в типовые регламентированные проекты с ясными ролями, действиями всех участников, прогнозируемыми сроками выполнения и достижимыми результатами.
Наша компания будет рада оказать Вам следующие услуги:
- проведение аудита\обследования текущего состояния НСИ;
- разработка методологии нормализации данных;
- классификация, нормализация, дедубликация данных доменов Контрагенты и Номенклатура;
- полное сопровождение ведения и управления НСИ клиента.
Менеджеры SOFROS будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)825-16-15. Также вы можете написать нам через форму